0 Pelaporan Program PAUDNI Dalam Rangka Pengendalian Mutu

A..Pengertian Pelaporan

Pelaporan adalah suatu kegiatan untuk menyampaikan laporan tentang proses dan hasil pelaksanaan program kepada yang berwenang (yang harus diberikan laporan) baik tertulis maupun lisan . Pelaporan dapat juga diartikan sebagai suatu kegiatan penyampaian informasi yang dilakukan secara teratur tentang proses dan hasil suatu kegiatan kepada pihak yang mempunyai wewenang dan tanggung jawab terhadap kelancaran dan tindak lanjut program.

B..Maksud dan Penggunaan Pelaporan

Pelaporan dapat digunakan untuk menyampaikan informasi tentang proses dan hasil suatu kegiatan. Pelaporan berfungsi sebagai media komunikasi, pertanggungjawaban, dan bahan dokumentasi. Tujuannya agar pihak yang dilapori memperoleh informasi mengenai kegiatan dan pelaksanaan program. Fungsi pertanggungjawaban berarti bahwa pada setiap kegiatan yang tengah dilaksanakan atau telah selesai dilakukan perlu dilaporkan kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Fungsi dokumentasi ialah bahwa laporan merupakan bahan dokumentasi tentang program yang sewaktu-waktu, apabila diperlukan dapat dipelajari oleh setiap pihak yang dilapori. Laporan pun dapat menjadi bahan informasi bagi pihak luar yang ingin mengetahui atau mempelajari pelaksanaan dan hasil program tersebut.

C..Pendekatan Pelaporan

Pelaporan dapat dilakukan sewaktu-waktu dan/atau secara berkala. Pelaporan sewaktu-waktu dilakukan pada setiap saat yang dianggap perlu, misalnya pelaporan pada saat pertemuan/ rapat yang berkaitan dengan pelaksanaan program. Pelaporan berkala dilakukan pada setiap saat yang telah ditetapkan dalam rencana, seperti pada akhir triwulan, tengah tahun atau akhir tahun.

Laporan berkala biasanya lebih menyeluruh apabila dibandingkan dengan laporan sewaktu-waktu. Format dan sistematika laporan dapat disusun atau ditetapkan oleh pelaksana dan pihak yang akan dilapori.

D..Syarat-Syarat Pelaporan

Laporan merupakan hasil rekaman yang berupa keterangan-keterangan, informasi, ide-ide dari suatu kegiatan. Laporan merupakan dokumen yang dapat dijadikan sebagai bahan dalam pengambilan keputusan untuk kegiatan selanjutnya.

Laporan harus baik dan bermutu. Syarat-syarat laporan yang baik dan bermutu  diantaranya:

1. Laporan harus benar dan objektif, artinya laporan tersebut tidak dibuat-buat, tidak dikarang-karang semaunya, dan tidak direkayasa dengan dasar kira-kira. Laporan yang benar dan objektif, harus ditulis secara cermat dan dapat dipertanggungjawabkan, serta perlu didukung data yang lengkap, relevan, akurat, dan tidak kadaluarsa.

2. Laporan harus jelas, artinya laporan tersebut harus mudah dimengerti, tidak berbelit-belit dan menggunakan kalimat sederhana, sehingga laporan diusahakan sesingkat mungkin, tepat, jelas, dan tidak berliku-liku yang hanya memberi kesan bahwa laporan itu tebal.

3. Laporan harus lengkap, artinya laporan harus mencakup segala segi yang dilaporkan dan disertai data-data pendukung.

4. Laporan harus tegas dan konsisten, artinya keterangan dalam laporan tidak berubah-ubah dalam situasi apapun.

E..Langkah-Langkah Menyusun Laporan

Langkah-langkah yang harus ditempuh dalam menyusun laporan sebagai berikut:

1..Tetapkan judul laporan (kegiatan yang dilakukan)

Tujuan menetapkan judul laporan adalah untuk mengetahui kegiatan apa yang akan dibuat dalam penyusunan laporan. Untuk memudahkannya kita dapat membaca kembali Perencanaan dari kegiatan tersebut, sehingga dapat diketahui: tujuan kegiatan, sasaran, waktu, tempat, biaya, proses dan hasil yang ingin dicapai dari kegiatan tersebut.

2..Mengumpulkan data/ dokumen yang mendukung pelaksanaan kegiatan

Tujuan tahapan ini adalah untuk mengumpulkan data/ dokumen kegiatan yang telah dilaksanakan sebagai bahan untuk menyusun laporan program, data/ dokumen tersebut ada yang perlu diolah dulu (misalnya format-format pemantauan) dan ada yang tinggal dijelaskan (misalnya daftar hadir, biodata).

3..Menganalisis data/ dokumen kegiatan yang telah dikumpulkan

Setelah pembuat laporan mendokumentasikan segala tahapan kegiatan yang telah dilakukan dalam kegiatan tersebut, selanjutnya data/ dokumen tersebut dipilah mana yang perlu diolah dan mana yang tidak perlu. Data/ dokumen yang perlu diolah, diolah dulu sampai menghasilkan suatu kesimpulan dan yang tidak perlu diolah tinggal di deskripsikan.

4..Tetapkan sistematika pelaporan (lihat bagian C)

Pembuat laporan menentukan sistematika yang akan digunakan dalam menyusun laporan. Sistematika tersebut dapat dilihat dalam panduan pelaporan program, dan dari sistematika tersebut dapat ditambah sesuai dengan kebutuhan.

5..Susun laporan tertulis berdasarkan hasil analisis data dan sistematika laporan, kemudian distribusikan kepada pihak yang berkepentingan.

Laporan disusun sesuai dengan sistematika dan data/ dokumen yang ada, tidak dilebih-lebihkan atau dikurangi. Laporan harus dilengkapi dengan melampirkan data/ dokumen yang ada pada setiap kegiatan. Setelah laporan selesai disusun, laporan dijilid rapi dan digandakan, kemudian distribusikan pada pihak-pihak yang berkepentingan sesuai waktunya.

F..Mekanisme Laporan

Penanggung Jawab	Aspek	Indikator	Dilaporkan Kepada
Pendidik	Warga  Belajar	- Kehadiran - Keaktifan	Pengelola
	Kurikulum	- Silabus - RPP - Target kurikulum yang dicapai
	Jadwal belajar	- Hari - Waktu
	Bahan belajar	- Jenis - Jumlah
	Ragi belajar	- Jenis - Jumlah - dampak
	Dana Belajar	- Jumlah - Pemanfaatan - Sumber
	Hasil belajar	- Jumlah lulus/ Tidak lulus
	Tindak lanjut hasil belajar	- Program yang direncanakan
Pengelola	Perencanaan	- Pengorganisasian - Identifikasi - Rencana kegiatan   Belajar	Pembina
	Pelaksanaan	- Rekruitment WB; Tutor - Pelatihan PTK - Sarana prasarana - Program belajar - Bahan belajar - Pengelolaan   Administrasi   (kegiatan dan   keuangan)
	Pengendalian	- Pemantauan dan   pembinaan
	Kerjasama	- Lembaga pemerintah - Lembaga Non   Pemerintah - Jenis dan bentuk     kerjasama
	Hasil yang dicapai	- Kuantitatif - Kualitatif
	Tindak lanjut	- Pemeliharaan   program - Perencanaan   Program baru
Pembina	Orientasi	- Jumlah peserta - Materi - Jadwal - Tempat - Proses dan hasil	Dinas Pendidikan Kabupaten/ Kota
	Pelaksanaan	- Warga belajar - Tenaga pendidik - Penyelenggara - Program   Pembelajaran - Sarana prasarana - Pembiayaan
	Hasil yang dicapai	- Kuantitatif - Kualitatif
	Faktor pendukung dan penghambat	- Pendukung - Masalah

G..Sistematika Laporan

Sistematika dan uraian isi di dalam laporan program dapat memuat hal-hal sebagai berikut:

1..Halaman Judul

Memuat tentang judul kegiatan yang dilaksanakan. Pada halaman ini juga dicantumkan Nama dan alamat lengkap lembaga (kode pos, nomor telepon, bila ada sertakan pula nomor fax dan e-mail).

2..Kata Pengantar

…..Memuat tentang motivasi dan harapan-harapan dalam pelaksanaan kegiatan.

3..Daftar Isi

…..Memuat komponen-komponen yang ada dalam laporan.

4..Bagian 1 Pendahuluan

Memuat :

1)    Latar Belakang, berisi penjelasan tentang hal ikhwal dilaksanakannya kegiatan dan mengapa dibuatnya laporan.

2)    Tujuan Laporan, berisi penjelasan tentang untuk apa laporan dibuat.

3)    Sasaran Laporan, berisi penjelasan tentang kepada siapa laporan kegiatan diberikan.

5..Bagian 2 Pelaksanaan Program

Memuat:

1)    Proses, berisi penjelasan tentang proses dilaksanakannya kegiatan, mulai dari perencanaan sampai pelaksanaan, termasuk didalamnya sarana prasarana, pembiayaan, dan pengelolaan administrasi.

2)    Hasil yang dicapai, berisi penjelasan tentang kondisi yang diharapkan baik secara kuantitas maupun kualitas terkait dengan pelaksanaan kegiatan.

3)    Permasalahan dan Pemecahan, berisi penjelasan tentang masalah-masalah yang muncul pada saat kegiatan berlangsung dan bagaimana cara menyelesaikan/ menghadapi masalah tersebut.

6..Bagian 3 Penutup

Memuat uraian tentang kesimpulan dan saran setelah dilaksanakannya kegiatan.

7..Lampiran

Memuat data/ dokumen pendukung yang ada pada setiap kegiatan.

H..Penutup

Setiap pelaksanaan kegiatan diperlukan laporan. Laporan ini dibuat sebagai bentuk pertanggungjawaban pengelola kegiatan dan untuk mengetahui proses, hasil dan tindak lanjut dari kegiatan tersebut. Pelaporan juga merupakan bentuk pengendalian mutu kegiatan dan sumber daya manusia. Pelaporan dilakukan secara berkala dan sewaktu-waktu, laporan berkala biasanya lebih rinci dan lengkap.

Dalam pembuatan laporan harus disusun berdasarkan kenyataan dilapangan, tidak dibuat-buat atau direkayasa, mudah dimengerti, mencakup segala segi yang dilaporkan serta konsisten sehingga laporan dapat dimengerti oleh semua pihak yang membutuhkannya dan dapat dijadikan sebagai masukan dalam pengambilan kebijakan selanjutnya.

Referensi : Bahan Pendidikan dan Pelatihan  (DIKLAT ) Penilik PNFI, (P2-PNFI) Regional I Bandung. 2011

Komentar →